+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

Содержание

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Законы пишутся для обыкновенных людей, потому они должны основываться на обыкновенных правилах здравого смысла.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Оформления листа для закрепления ниток

Нужно приобрести пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.

Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

При этом необходимо отметить, что книгу учета движения трудовых книжек подписывают как журнал учета или оставляют то же самое название.

Эти данные указывают без каких-либо сокращений специально арабскими цифрами. Зачастую в различных документах можно увидеть различия по этому пункту.

В соответствии с трудовым законодательством на сотрудника необходимо будет завести трудовую книжку в том случае, если специалист отработал в компании не менее пяти рабочих дней.

Для опечатывания необходим оттиск, который достаточно сложен в изготовлении и требует определённых затрат и сургуч.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.

При сшивании журнала следует руководствоваться рекомендациями приказа Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Несмотря на то что порядок прошивки документов является рекомендательным, его выполнение позволяет оформить журналы оптимально с точки зрения кадрового делопроизводства.

Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки. По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты.

Ответственный за хранение должен следить за особенностями ведения трудовых книжек, а также вести их строгий учёт.

Вопрос

Таким образом, для опломбирования книги учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книги можно использовать сургучную печать, свинцовую пломбу, а также пленочную пломбу, соответствующую требованиям ГОСТ 31282-2004.

Точно надо пломбировать. Есть в комусе специальные пломбы. Если не очень срочно, могу завтра сфоткать. Какой город. ? Могу поделиться.
Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги.

Например, что зарплата выплачивается не позднее 20 числа текущего месяца и 5 числа месяца, следующего за отчетным. Это ошибка. Часть 6 ст. 136 ТК РФ требует указывать конкретные дни выплаты зарплаты.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Когда работник принимается на работу он передает трудовую книжку в отдел кадров. С этого момента ответственность за нее несет организация. При увольнении документ под роспись выдается ему.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала.

Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем.

Учет трудовых книжек обязан вести каждый работодатель, который использует наемный труд других людей. Для этого следует завести соответствующие книги учета. Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг.

Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать. Также эти учетные книги необходимо опломбировать или можно скрепить сургучной печатью и обязательно заверить подписью работодателя.

Пломба имеет две основные функции. Она предотвращает получение доступа к информации, в данном случае к сведениям о трудовых книжках персонала, содержащихся в соответствующем журнале учета.

Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

Такой учет ведется в специальном журнале, который заводится и заполняется кадровым подразделением организации.

Таким образом, находя нужные сведения о фиксации информации, ответственное лицо может не беспокоиться об их актуальности.

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона.

Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Нужен совет. Принят работник по срочному ТД, через центр занятости, с 10.08.19. Организация решила оставить его на постоянно. Что писать в ТК: принят по срочному и уволен по истечению срока и затем…

Источник: https://myursei.ru/finansovye-pretenzii/20891-kak-pravilno-oplombirovat-zhurnal-ucheta-trudovykh-knizhek-obrazec.html

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК.

Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение.

Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

  1. Книга должна иметь формат А-4.
  2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
  3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
  4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

  • Журнал должен быть подписан лично руководителем.
  • Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
  • Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

  1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
  2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
  3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
  4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса  этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

  • Прошивают слева на полях журнала.
  • Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
  • Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
  • Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
  • Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
  • Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента  –  перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

  • Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
  • Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
  • Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

  1. Идентификационный номер.
  2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
  3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях.

Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты.

Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

  • Сургуч и оттиск.
  • Номерная пломба пленочного типа.
  • Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

Порядок:

  1. Растопить сургуч.
  2. Вылить его на место постановки пломбы.
  3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
  4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити.

Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может.

Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер.

Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов.

Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

  1. Данные о руководителе.
  2. Реквизиты компании.
  3. Точное количество и состав передаваемых документов.

Вывод

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец) Ссылка на основную публикацию

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/kak-oplombirovat-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-obrazec.html

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец | Юридический блог

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг. Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Ответ

Вести только электронную форму запрещено, так как журнал требует подписи руководителя и работника.

  • Журнал должен иметь титульный лист с фиксированием организации и датой начала использования документа, а при окончании — датой закрытия.
  • Записи ведутся со сквозной нумерацией. Пропуск строк не является нарушением. Все записи должны быть внесены хорошо видимыми чернилами, хорошо читаемы.
  • При оформлении нужно использовать деловой стиль письма, избегая сокращений в фамилиях, именах, отчествах, должности и пр.
  • В случаях, когда возникает необходимость выдачи работнику дубликата трудовой книжки, данное мероприятие должно быть зафиксировано в книге учета по всем правилам в хронологическом порядке со ссылкой «дубликат».

Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ4. Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ4 и которое подойдет для опломбировки учетных книг.

Ответственный за хранение должен следить за особенностями ведения трудовых книжек, а также вести их строгий учёт.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид. Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда.

Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы. Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении.

Самые бюджетные варианты пломб, которые можно использовать вместо сургучной печати:
  1. Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить.

Это районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (рекомендации Минтруда от 23.07.1998 № 29). Ошибка № 9: не указаны условия труда на рабочем месте.

На каждом предприятии (организации) должны быть в наличии пустые бланки на случай трудоустройства работника впервые. В связи с этим законодательством установлены определённые требования к порядку учёта заполненных трудовых книжек и бланков.

Процесс трудоустройства в любое учреждение сопровождается передачей работодателю трудовой книжки нового сотрудника, который после ее заполнения обязан внести данные в журнал учета трудовых книжек в соответствии с законодательством. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано ежемесячно отчитываться перед бухгалтерией о количестве пустых бланков и вкладышей, а также о полученных за первоначальное оформление книжек и вкладышей средств с приложением подтверждающих документов (приходно-кассового ордера).

Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем. Например, для этого нужно:

  • сделать специальную печать для сургуча, лучше всего латунную;
  • купить сургуч и где-то растопить его, хотя можно, конечно, попросить помощи в этом вопросе у работников почтового отделения.

Это существенное достоинство такой пломбы по сравнению с предыдущими, наряду с ним она обладает тем плюсом, что она абсолютно плоская.

Формально бланк трудовой книжки в бухгалтерском учете имеет свою ценность и поэтому лицо, ответственное за учет трудовых книжек, является еще и материально ответственным.

Стоит отметить, что, хотя на практике опломбирование с помощью полоски бумаги встречается достаточно часто, формально оно считается недопустимым.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

Журнал учета трудовых книжек – это приходно-расходная книга, в которой отображаются все основные операции, связанные с данными документами сотрудников:

  • открытие трудовых, если данное место работы является первым для работника;
  • после приема на работу хранение трудовых книг сотрудников – обязанность работодателя. После того, как человек передает свой документ специалисту по кадрам, в книгу учета движения трудовых книжек вносится эта информация;
  • если дополнительно выписывается бланк вкладыша к основному документу, то он также отражен в реестре;
  • книга учета трудовых книжек содержит сведения о данных документах, которые когда-либо могли храниться в организации. Если работник увольняется, то тогда приходно-расходная книга должна содержать запись об этом, а также дату выдачи документа, подпись работника, свидетельствующую о получении.

Контрольная пломба представляет собой элемент, который обеспечивает защиту от доступа к этому документу лиц, которые не имеют соответствующего разрешения.Учет и хранение трудовых книжек 40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: (в ред.

Источник: https://puffpoint.ru/ugolovnoe-pravo/12724-kak-pravilno-oplombirovat-zhurnal-ucheta-trudovykh-knizhek-obrazec.html

Журналы учета трудовых книжек: что это такое, кто ведет и как вести журнал правильно?

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

Журналы учёта трудовых книжек и их бланков – документы, обязательные к ведению на каждом предприятии (организации) и каждым предпринимателем, использующим наёмный труд. Порядок ведения журналов регламентирован законодательством.

Правовые основы

Трудовая книжка – важнейший документ для каждого человека, необходимый на протяжении всей трудовой жизни. Бланки трудовых книжек приравнены к бланкам строгой отчётности.

Обязанность по первоначальному оформлению и ведению книжек лежит на работодателе. На каждом предприятии (организации) должны быть в наличии пустые бланки на случай трудоустройства работника впервые.

В связи с этим законодательством установлены определённые требования к порядку учёта заполненных трудовых книжек и бланков.

Основными нормативными актами в этой сфере являются:

К обязанностям работодателя отнесено ведение:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • приходно-расходной книги по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей в неё;
  • книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в неё.

Общие требования

Указанные книги должны быть:

  1. Пронумерованы, в том числе ручным способом, если отсутствует нумерация в типографском экземпляре или журнал формируется самостоятельно работодателем.
  2. Прошнурованы. Журналы должны быть прошнурованы ниткой (тонкой бечёвкой) таким образом, чтобы исключить возможность распадения журнала при нормальной эксплуатации. Прошнуровать книгу необходимо и в том случае, если книга изготовлена типографским способом и скреплена клеевым переплётом или скрепками. Шнуровка осуществляется не только для скрепления бумаги, но и для недопущения несанкционированного удаления или замены отдельных листов.
  3. Заверены подписью первого руководителя. Возможность заверения документа ответственным за его ведение лицом Правилами ведения и учёта трудовых книжек не предусмотрена.
  4. Скреплены сургучной печатью или опломбированы. Для надлежащего оформления указанных книг недостаточно традиционной заклейки “хвостиков” ниток бумажной полоской и постановки оттиска печати, хотя в большинстве случаев делается именно так. Речь идёт именно о сургучной печати по образцу тех, которые используются на почте, или специальной пломбе. Для постановки сургучной печати необходима специальная печатная форма и собственно сургуч. Опломбирование производится пломбиром, в качестве пломбы можно использовать изготовляемые полиграфическими компаниями специальные плёночные пломбы с уникальными идентификационными знаками и надписями.

Сургучная печать или пломба должны захватывать удостоверительную надпись, в которой необходимо указывать:

  • количество прошитых листов;
  • наименование должности первого руководителя;
  • подпись и расшифровку.

Работодатель может облегчить себе жизнь, приобретя изготовленные типографским способом полностью готовые к заполнению журналы с прошивкой и пломбировкой.

Применение сургучных печатей нецелесообразно в связи с неудобством использования и непрочностью материала.

Приходно-расходная книга

Приходно-расходная книга учитывает движение пустых бланков трудовых книжек и вкладышей и ведётся бухгалтерией работодателя. Обязанность по ведению книги закрепляется за конкретным сотрудником.

Информация в книгу вносится в табличной форме по графам и строкам:

  • в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
  • в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
  • в гр. 5 указывается наименование лица, от которого получены бланки (продавец, в т. ч. продавец-изготовитель) и лицо, которому они переданы (обычно кадровый работник, оформляющий трудовые книжки);
  • в гр. 6 приводится основание получения бланков (накладная, акт и т. п.);
  • в гр. 7-9 указываются соответственно количество полученных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серий и номеров (при получении бланков с идущими подряд номерами можно указывать через дефис) и уплаченные за бланки суммы;
  • в гр. 10-12 указываются соответственно количество переданных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серии и номера и их стоимость.

Хранение приходно-расходной книги осуществляется наряду с прочей бухгалтерской документацией.

Книга учёта движения

Книга учёта движения трудовых книжек ведётся кадровой службой (сотрудником, ответственным за кадровую работу).

Книга также ведётся в табличной форме:

  • в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
  • в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
  • в гр. 5 записывается полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки или вкладыша;
  • в гр. 6 серия и номер трудовой книжки или вкладыша;
  • в гр. 7 указывается должность, профессия или специальность владельца трудовой книжки, по которой он был принят на работу (произошедшие впоследствии изменения не отражаются);
  • в гр. 8 приводятся первоначальные сведения о работе, определённые при приёме сотрудника;
  • в гр. 9 указываются реквизиты документа о приёме (приказ, распоряжение);
  • в гр. 10 расписывается лицо, ответственное за оформление трудовых книжек;
  • в гр. 11 отражается сумма, полученная от сотрудника за предоставленный ему бланк и первоначальное оформление книжки (если плата не взимается, проставляется прочерк);
  • в гр. 12 указывается дата выдачи трудовой книжки при увольнении (прекращении трудовых отношений);
  • в гр. 13 получивший трудовую книжку уволенный сотрудник должен расписаться.

Книга учёта движения находится в кадровой службе работодателя или ответственного за кадровое делопроизводство лица.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано ежемесячно отчитываться перед бухгалтерией о количестве пустых бланков и вкладышей, а также о полученных за первоначальное оформление книжек и вкладышей средств с приложением подтверждающих документов (приходно-кассового ордера).

При уничтожении бланков и/или вкладышей в связи с их порчей составляется соответствующий акт.

Ведение учётных книг обычно не вызывает затруднений, но их отсутствие или допущенные при оформлении нарушения могут повлечь применение мер ответственности к работодателю со стороны правоохранительных органов или трудовой инспекции.

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/zhurnal-ucheta.html

Опломбируем кадровые документы

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец
Важные детали

1. Проверьте, что обязанности по учету, ведению и хранению трудовых книжек закреплены в должностной инструкции ответственного сотрудника

2. В приказе обозначьте, кто исполняет обязанности уполномоченного лица, если тот отсутствует. Тогда не придется издавать соответствующие приказы каждый раз, когда сотрудник в отпуске, командировке или на больничном

3. Новому работнику, ответственному за трудовые книжки, их передают по акту. Этот документ должны заверить своими подписями оба сотрудника – принявший и сдавший трудовые книжки

Для чего нужен документ. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил № 225). При этом он вправе издать приказ о назначении специально уполномоченного лица по работе с трудовыми книжками. Учет этих документов предполагает оформление и ведение книги учета движения трудовых книжек.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации и документа, дата составления приказа, Ф.И.О. и должность работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, подписи (с расшифровкой) руководителя организации и ответственного сотрудника.

Скачать и распечатать образец

Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств

Важные детали

1.  Каким именно способом опломбировать книгу учета, законом в деталях не урегулировано. Поэтому организация вправе сама решить, какого способа придерживаться

2.  Сургучной печатью обычно скрепляют документы, которые не требуют длительного хранения, так как сургуч со временем рассыпается, а пломба держится дольше

3.  Пломбировочные устройства изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем. Главное, чтобы устройство, которым будут скреплять книги учета бланков строгой отчетности, отвечало требованиям ГОСТ 31282-2004 

Для чего нужен документ. В крупных организациях целесообразно закрепить порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации, вид документа, гриф утверждения документа, содержащий наименование должности, подпись (и ее расшифровку) руководителя организации, дату утверждения документа, порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств.

Скачать и распечатать образец

Служебная записка

Важные детали

1. Отсутствие сургучной печати или пломбы на книге учета движения трудовых книжек – одно из самых распространенных нарушений, за которое трудовая инспекция выносит предписание

2. На практике пломбировочные устройства можно использовать и в других, не предусмотренных законом случаях. Например, при опломбировании журналов учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел и др.

3. Главное назначение пломбы – обеспечивать целостность документа (п. 3.5 ГОСТ 31282-2004)

Для чего нужен документ. Работник должен написать служебную записку о выдаче пломбировочного устройства для скрепления учетного журнала, если такой порядок предусмотрен в локальном акте.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Просьба выдать пломбировочное устройство, обоснование причин, почему это необходимо, подпись составителя служебной записки и дата.

Журнал учета движения пломбировочных устройств

Важные детали

1. Многие работодатели выбирают для скрепления книги учета пленочную пломбу, потому что она плоская, плотно приклеивается на нитки и не мешает вести записи в журнале

2. Журналы учета выдачи печатей и штампов следует хранить три года (ст. 777 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558)

3. Как правило, пленочные пломбы имеют уникальный номер. Его вписывают на внутренней стороне задней обложки учетного журнала под заверительной надписью о количестве листов 

Для чего нужен документ. Пломбировочные устройства – это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия (п. 3.1 ГОСТ 31282-2004). Чтобы снизить риск несанкционированного доступа к опломбированным документам, стоит регистрировать движение пломб в специальном журнале.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Порядковый номер записи, дата выдачи пломбы, номер выданного устройства и место его установки, подписи сотрудников, выдавшего и получившего пломбировочное устройство.

Скачать и распечатать образец

Книга учета движения трудовых книжек (скрепление с помощью пломбы)

Важные детали

1.

Количество листов в книге учета должен заверить своей подписью непосредственный руководитель организации, а не сотрудник отдела кадров (п. 41 Правил № 225)

2. О вскрытии пленочной пломбы-наклейки будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на ней при попытке ее отклеить (п. 3.16 ГОСТ 31282-2004)

3. Пленочную пломбу приклеивают таким образом, чтобы она захватывала концы нити, выступающие из-под бумаги с записью о количестве листов

Для чего нужен документ. Если в организации нет сургучной печати, книгу по учету движения трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил № 225).

В каком виде составляется. Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена Приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации, фактическая дата начала ведения книги (на титульном листе), пронумерованные и прошитые суровой нитью листы, надпись на последней странице о количестве листов, подпись (с расшифровкой) руководителя организации, его должность, фамилия и инициалы, текущая дата, пломбировочное устройство или сургучная печать.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Кто должен заверить своей подписью количество листов в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

руководитель организации.

Источник: https://e.kdelo.ru/438718

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.