+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Можно ли к личному делу работника прикладывать копии паспорта диплома

Содержание

Можно ли к личному делу работника прикладывать копии паспорта диплома

Можно ли к личному делу работника прикладывать копии паспорта диплома

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Можно ли к личному делу работника прикладывать копии паспорта диплома». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Здесь перечислены основные ситуации, однако фантазия аферистов постоянно развивается, поэтому изощренные пути использования личной информации исключать нельзя. В любом случае, мошенничество с личными данными гражданина направлено на отсутствие бдительности человека, халатное обращение с паспортом, доверие и невнимательность.

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие «заверенная копия» как копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Бланк заявление на согласие о хранения в кадрах копию паспорта работника

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.
То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Кроме того, хранение копий личных документов в личном деле работника на сегодняшний день является рискованным в свете ужесточения ответственности за нарушения законодательства о персональных данных и актуальной судебной практики. Судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований.

Это юридическая норма, позволяющая установить правовой статус сделки, завещания, сформированной стоимости объектов, если они не отвечают действующим законам. Подобные процессы могут начинать юридические или физические лица. Определение процедуры Обжалование необходимо для определения законности того или иного юридического действия.

Чем СНТ должно было руководствоваться: Федеральным законом от 15.04.1998 N 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» и Уставом, или еще и ГК РФ?

Как отнесется инспектор гит к копии паспорта в личном деле работника

Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье.

Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи копий документов, связанных с работой: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. К документам, связанным с работой, ст. 62 ТК РФ отнесены:

  • приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справки о периоде работы у данного работодателя.

Для получения дубликата документа об образовании лицо, утратившее документ, подает письменное заявление в учреждение, выдавшее документ, с изложением обстоятельств утраты документа и по возможности с приобщением документов, подтверждающих утрату.

По версии следствия, Алексей Ткаченко несколько раз выстрелил из травматического пистолета в жителя Солнцевского района Игоря Земляникина Начался суд над 33-летним Алексеем Ткаченко.

Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Если работодатель остро нуждается в специалисте и представивший копию диплома работник максимально отвечает требованиям работодателя, то он может оформить прием на работу на основании представленной копии с условием получения и представления в указанные сроки дубликата диплома о высшем профессиональном образовании.
В случае утери или порчи документа об образовании, об аттестации на право занятия определенными видами деятельности оформляется дубликат.

В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации (например, при формировании личных дел, оформлении приема на работу, удостоверении трудовых, жилищных и других прав).

Копий страниц паспорта в личном деле быть не должно

В преддверии профессионального праздника железнодорожники Михайловского ГОКа подвели итоги и наградили лучших сотрудников.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Вопрос: Работник представил копию диплома о высшем профессиональном образовании, заверенную печатью по предыдущему месту работы. Из объяснений работника следует, что он потерял диплом, а копию попросил выдать из своего личного дела по предыдущему месту работы.

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

Из объяснений работника следует, что он потерял диплом, а копию попросил выдать из своего личного дела по предыдущему месту работы.

При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение.

Правомерно ли на собеседовании требуют копии паспорта и СНИЛС?

Требовать копии всех страниц паспорта сотрудника для личного дела работодатель вправе, если это закреплено в локальном нормативном акте организации.

Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии.

Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. д..

Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ. Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника.

Так называемые палки (статистические показатели – в переводе со сленга блюстителей закона) определяют здесь эффективность работы каждого сотрудника, что закономерно приводит к тотальной их фальсификации. Во всем цивилизованном мире об эффективности государства и его органов судят по общественному мнению. Но «тут вам не там» и вообще – зачем козе баян, если она играть на нем не умеет?

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных. Судебная практика также это доказывает.

То же, «П»-«Я»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

Вопрос: Многие работники обращаются в отдел кадров, чтобы заверить подписью и печатью ксерокопии личных документов (паспорта, свидетельства о рождении, различные удостоверения) для представления в другие организации (налоговую инспекцию, банки, жилищно-эксплуатационную службу). Вправе ли отдел кадров удостоверять копии этих документов или это функция нотариальной конторы?

Законодательное определение понятия «копия документа» отсутствует. Однако, согласно п. 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки. Это может быть ксерокопия, фотокопия и так далее.

Можно ли заверить копию паспорта в отделе кадров

Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указанные справки составляются кадровой службой.

Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Многие юристы утверждают, что мошенничество с копией паспорта распространено в России и других странах СНГ, поэтому стоит быть бдительным и держать свои данные в секрете.

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности

При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Общество превышает установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, осуществляя обработку персональных данных работников: копии страниц паспорта, фотографии работников.

То есть их действия также будут квалифицированы по этой части статьи УК вместе с применением ст. 33 (соучастие). Без нанесения имущественного ущерба Выше уже указывалось, что уголовная ответственность за мошенничество возникает в том случае, когда ущерб от него 1000 или более рублей. Мошенничество, точнее борьба с ним, как и многое другое в этой стране, приняли карикатурные формы.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Такой порядок установлен пунктами 16, 17 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения.

Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Источник: https://l4dpro.ru/menedzhment/6825-mozhno-li-k-lichnomu-delu-rabotnika-prikladyvat-kopii-pasporta-diploma.html

Может ли работодатель заверять копию паспорта работника?

Можно ли к личному делу работника прикладывать копии паспорта диплома

Иногда граждане оказываются в некомфортном состоянии между молотом и наковальней, например, когда банк или госорган требуют с них нотариально заверенную копию общегражданского паспорта, а нотариусы категорически отказываются её заверить.

Иногда в Москве граждане безрезультатно обходят десяток нотариусов, получая отказы в совершении нотариального действия, прежде чем догадываются взять справочник и обзвонить нотариусов с вопросом: «заверите ли вы копию паспорта гражданина России».

Зачем работодатель просит принести с собой копию паспорта и фото?

Анкета довольно оригинальный документ. Официально ее нет по российскому законодательству.

Если соискатель отказывается ее заполнять, то автоматически он попросту отказывается от условий, которые предлагает данный работодатель. Т.е.

заставить они не могут, но если Вы собираетесь трудоустраиваться в данную фирму, то невольно придется соглашатся на их условия. Работодатель не заставляет, а предлагает Вам заполнить анкету.

Имеет ли право отдел кадров требовать при приеме копию паспорта, пенсионного страхового свидетельства, военного билета?

Обязательно ли наличие этих копий в личном деле сотрудников? Если да, в каком документе это оговаривается?

Рекомендуем прочесть:  наказание за махинации

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

— справку о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость ).

Клиент просит просит копии паспортов руководителей О

Есть заказчик, работаем с ним довольно давно. У них намечается аудиторская проверка. Само собой, начинают всё «начищать до блеска». Попросили кроме всяких выписок ЕГЮРП и приказов о назначении гены и бух-ра предоставить копии паспортов должностных лиц.

В отношении копий паспортов у меня жёсткая и принципиальная позиция: требование незаконно, ибо паспорт предъявляется его владельцем для подтверждения своей личности и не более того.

Копия паспорта при устройстве на работу

Пользователь сайта Woman.ru понимает и принимает, что он несет полную ответственность за все материалы частично или полностью опубликованные им с помощью сервиса Woman.ru.

Пользователь сайта Woman.ru гарантирует, что размещение представленных им материалов не нарушает права третьих лиц (включая, но не ограничиваясь авторскими правами), не наносит ущерба их чести и достоинству.

Пользователь сайта Woman.

Можно ли взять кредит по ксерокопии паспорта?

В любом случае кроме этих документов должны будут у банка быть подписи на договоре. Но если ваша знакомая кредитный договор не подписывает, то в дальнейшем при возникновении проблем почерковедческая экспертиза с легкостью докажет что подпись на доках не ее.

А вообще вопрос решается достаточно просто. На всех ксерокопиях от руки подписываете. Документ такой то, предоставлен такого то числа в банк такой то для решения вопроса о трудоустройстве.
Рекомендуем прочесть:  коллекторы после суда

На работе просят копию паспорта

Многие сейчас столкнулись с «новыми», «непонятными» требованиями заказчиков при удаленном заключении договоров, сторона заключающая договор (заказчик) просит в дополнению к договору выслать копию паспорта, и вот по этому вопросу многие обращаются ко мне с вопросом;.

«. Заказчик хочет что бы я выслал еще и копию паспорта. а зачем? Я боюсь? А если откажусь то заказчик отказывается со мной работать.

Нужно ли предоставлять копию паспорта при устройстве на работу

Какие документы предоставляются при приеме на работу. Том, какие документы при приеме на работу нужно предоставить работодателю. Заграничный паспорт могут предоставить люди, которые проживают за.

Когда происходит прием на работу, документы копируют и копи Но имейте ввиду, что при устройстве на работу, оформлении. Примеру), то я должна была бы предоставить данные паспорта и копию обменной.

В акции подарок и для его получения нужно сделать следующее.

Стоит ли высылать потенциальному работодателю требуемые им фотокопии моего паспорта?

Здравствуйте! На сайте JOB.RU нашла объявление о вакансии менеджер-контролёр, отправила резюме, через несколько дней мне по электронной почте пришёл ответ.

Из письма я узнала, что моя кандидатура подходит, только надо пройти проверку, для этого выполнить высланные инструкции (фотокопии паспортных данных и своё фото).

Подробнее объявление, ответ компании, материалы с их сайта я скопировала ниже.

Устройство на работу

Источник: http://pomoshjuristov.ru/na-rabote-prosyat-kopiyu-pasporta-55477/

Заверить копию паспорта работодатель

К нам на работу устроился новый сотрудник, написал заявление. И начались проблемы: 1-йдень он принес только свидетельство о рождении ребенка и ИНН, трудовую книжку, дала ему список нужных документов (чтобы принес на следующий день), документы он так на следующий день и не принес.

Через несколько дней принес справку о неоконченном высшем образовании, страховое свидетельство и копию паспорта (главная страница и прописка). По поводу копии паспорта я возмутилась. Копия была плохо отксерокопирована и было только 2 страницы, а как же страницы с «семейным положением», воинской обязанностью и детьми .

Оригинал, чтобы снять ксерокопии всех заполненных страниц так и не могу добиться А на вопрос о военном билете он ответил: «У меня его никогда и не было». Может я не права в том, что не хочу принять копии 2 страниц паспорта?. По-моему это как то не правильно, я же должна сверить их с оригиналом и снять копии.

И вообще этот сотрудник мне кажется подозрительным, военного билета нет, паспорт оригинал не хочет показывать. Подскажите что делать?

Вы изначально нарушили законодательство и требования ТКРФ.
В статье 65 ТКРФ четко и ясно сказано какие документы работник ДОЛЖЕН предъявить при приеме на работу. А Вы, получается, приняли этого работника, а потом начали просить у него документы и растянули этот процесс на неделю, да еще и не все обязательные документы у работника имеются. Здесь ошибка только работодателя.

Еще раз о статье 65 ТКРФ — там сказано, что предъявляется паспорт (первый в списке) или же документ, удостоверяющий личность. Копия паспорта — это не документ, удостоверяющий личность.

Попробуйте проверить на подлинность документы, ксерокопии которых у Вас имеются. В первую очередь, паспорт http://services.fms.gov.ru/info-service.htm?sid=2000

Но лучше поступить в соответствии с рекомендациями, данными на сайте

Также обратитесь в военкомат с запросом о том, состоит ли такой-то на учете или нет?

Но в соответствии с п. 3 статьи 86 Трудового кодекса, если персональные данные работника можно получить только у третей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие

Кстати, сколько ему лет?

Вся беда в том, что нарушили закон Вы, а не этот сотрудник, поэтому уволить будет сложно.

Попробуйте предложить ему увольнение по соглашению сторон, объяснив в личной беседе, что сейчас Вы вплотную займетесь проверкой всех его документов на подлинность, что впоследствии может обернуться для него увольнением за предоставление подложных документов.

Отправьте на медосвидетельствование в ту поликлиннику,к которой прикреплена Ваша организация, там без паспорта он пройти его не сможет и тогда Вам представится возможность отстранить его отработы в соответсвии со ст.76. Отстранение от работы

Цитата: Работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) работника:

не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование), а также обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Источник: http://AlexNikolaev.ru/mozhet-li-rabotodatel-zaveryat-kopiyu-pasporta-rabotnika/

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Можно ли к личному делу работника прикладывать копии паспорта диплома

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1669

Вход на сайт

Акция месяца 8- Добрый День. Подскажите пожалуйста. Копии приказов об отпуске прикладываются в личное дело сотрудника? Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела и каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает.

Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника.

В свою очередь, приказы о предоставлении отпуска как ежегодного оплачиваемого, так и без сохранения заработной платы относятся к приказам по личному составу. Таким образом, можно сделать вывод, что вы можете включать в личное дело работника копии приказов об отпусках.

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров если такого подразделения нет — руководителем организации.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3. Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления п. В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона скоросшиватель или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела п.

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно ст.

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию.

Результаты такой проверки оформите актом например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября г. Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы подп.

Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая г.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих.

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах п.

Законодательство не требует заверять копии документов, которые хранятся в личном деле сотрудника. Исходя из указанного можно сделать вывод, что заверять копии необязательно.

Вместе с тем, на практике из-за отсутствия юридической значимости у обычных копий документы, особенно представленные сотрудником от сторонних организаций и учреждений, все же рекомендуется заверять и подшивать в дело заверенные копии.

Заверенная копия укажет, в частности, на дату ее оформления и сориентирует в актуальности при дальнейшем использовании.

Ведь в документ со временем могут вносить изменения, например в трудовую книжку, или он может и вовсе утратить актуальность, например паспорт, который сотрудник может переоформить при наступлении определенного возраста.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. С нами более 1 миллиона подписчиков. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте.

Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Ваши ПВТР устарели: что срочно убрать и добавить. Система Кадры Высшая Школа Кадровика. О сайте Ввести код доступа.

А еще Ответы на вопросы Где хранятся копии приказов об отпуске? Где хранятся копии приказов об отпуске? Вопрос-ответ по теме Сколько рабочих дней длится внеплановая проверка ГИТ? В каком случае сотрудник не получит пособие при рождении ребенка?

Может ли кадровик вместо карточек Т-2 вести личные дела? Нужно ли проверять лицензию медорганизации, которая выдала работнику больничный? Сколько кадровику хранить старый табель? Как правило, в личное дело включаются следующие документы: внутренняя опись документов дела; личный листок по учету кадров; анкета ; дополнение к личному листку по учету кадров ; автобиография; заявление о приеме на работу; копия документа, удостоверяющего личность; копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия ИНН; должностная инструкция; копии документов об образовании; характеристики и рекомендательные письма; личные заявления работника; трудовой договор; копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; аттестационные листы; отзывы должностных лиц о работнике; справки о состоянии здоровья; фотографии; лист-заверитель дела составляют при сдаче личного дела в архив.

Пополнение новыми документами Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Ревизия личных дел Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию.

Ситуация: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников Нет, не обязана. Ситуация: Нужно ли заверять копии документов сотрудника в личном деле Нет, не нужно, но рекомендуется.

Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в году.

Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли.

Готовый план главных дел кадровика на I квартал года Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в году Пять вредных привычек кадровиков.

А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. Запретные документы в кадровой службе Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве.

Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Инструкция: как считать сроки кадровых процедур и не запутаться Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 руб.

Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день — суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Рекомендации по теме. Статьи по теме. Пособие по беременности и родам. Коллективный договор. Выплаты стимулирующего характера. Восстановление на работе. Исковое заявление о восстановлении на работе. Новости по теме. Законодательство изменилось: какие корректировки внести в ПВТР. Задержки зарплат теперь на контроле у Президента.

За электронные паспорта будут брать деньги. ВС: трудовой договор нельзя подменить договором аренды грузовика. Минтруд разъяснил, в каком режиме должен работать сотрудник-инвалид.

Популярные материалы: План проверок ГИТ на год Что делать, если вы нарушили закон о персданных данных Роскомнадзор: проверки в году Изменения в трудовом законодательстве таблица Что делать, если вы нарушили трудовой договор Защита персональных данных: пошаговая инструкция ГПХ с иностранцем: скачать Как подготовить приказ об увольнении.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Что вы хотите видеть на сайте? Горячие новости про кадры. Изменения в ТК РФ. Пишите о них сразу, а не через неделю. Хочу, чтобы эксперты давали советы по работе. Больше образцов.

Мне нужны только актуальные версии документов. Срочные новости по бухгалтерии, трудохране и проч.

Какие документы сотрудников можно хранить в организации, что прикладывать к личной карточке?

На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей.

Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст.

Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от

Личное дело работника

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

Евгений Сажин Во-вторых, в Трудовом кодексе не содержатся нормы, носящие явный запрет на изготовление и хранение у работодателя в отделе кадров, в личном деле заверенных копий документов, предьявляемых работником при приеме на работу и содержащих его персональные данные.

В-третьих, обработка в том числе хранение конкретных персональных данных работников в организации разрешается с письменного согласия работников в их интересах для определенных целей при соблюдении всех необходимых мероприятий по защите персональных данных работников во исполнение требований главы 14 ТК РФ, Федерального законодательства в области защиты персональных данных, утвержденных в организации Положения о защите персональных данных работников и инструкции по делопроизводству в том числе кадровому.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их.

Порядок ведения личных дел в 2021 году

.

В организации (например, в личном деле сотрудника) можно Отметим, что личную карточку также можно хранить в составе личного дела сотрудника. показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы. не вправе хранить копии личных документов работников, если нет на.

.

.

.

.

Источник: https://1482.ru/administrativnoe-pravo/mozhno-li-k-lichnomu-delu-rabotnika-prikladivat-kopii-pasporta-diploma.php

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.